관리자 매뉴얼

DocuMind 관리자가 회사 안에서 하는 일은 크게 6가지입니다:

DocuMind 는 화면이 둘입니다. 관리 업무는 대부분 관리 대시보드에서 합니다.

설치 직후 브라우저 http://[서버IP]/activate 에서 활성화 코드를 입력하면 라이선스·관리자(admin) 계정·AI 키가 자동 구성됩니다. 활성화 화면에 표시된 관리자 ID로 로그인하세요. (자세한 활성화 절차는 설치 가이드 참고)

활성화 후 다음 순서대로 진행하면 운영 준비 완료. 모두 끝내는 데 약 30분~1시간. 메뉴 경로는 실제 화면 그대로입니다.

어플라이언스는 사내 IP·DDNS 등 접속 주소가 환경마다 달라 단일 초대 링크를 쓰지 않습니다. 대신 두 가지 방법으로 직원을 등록합니다.

방법 1. 직원 자가등록 → 관리자 승인 (권장)

방법 2. 관리자가 직접 추가

로그인 아이디 명명 규칙

비활성화 · 활성화 · 삭제

DocuMind는 5단계 역할로 권한을 구분합니다. 직원의 업무에 맞춰 부여하세요.

설정 → 조직에서 조직 모드와 부서 공유 정책을, 설정 → 조직 → 부서/직급에서 부서·직급을 관리합니다.

조직 모드 · 부서 · 직급

부서 공유 정책 3가지

업로드 시 공개 범위를 따로 지정하지 않은 문서에 적용되는 기본 정책입니다.

기록되는 활동

조회·필터·백업

설정 → AI 응대 정책에서 모든 AI 채팅에 적용되는 안전·정책 룰을 관리합니다. 기본 정책 묶음이 제공되며, 회사 고유 규칙을 추가할 수 있습니다.

정책 우선순위 3단계

할 수 있는 것

좌측 메뉴 AI 사용량에서 호출 수·토큰·예상 비용을 분석합니다. 한도 초과 시 AI 기능이 일시 중단되며, 플랜 업그레이드 또는 선불 토큰으로 대응합니다.

사용량 절약 팁

• 💡문서 업로드 시 자동 분석에도 AI 호출이 발생 — 큰 PDF 여러 건은 챗봇 수십 회와 비슷
• 💡업로드 정책으로 불필요한 파일 형식을 막으면 분석 비용이 줄어듭니다
• 💡자주 반복되는 안내는 가드레일의 '키워드 차단/고정답변'으로 처리해 AI 호출을 아낄 수 있음
• 💡한도의 80% 도달 시 대시보드·결제 화면에 경고가 표시됩니다 — 미리 충전 검토

어플라이언스에서는 설정 → 결제/구독에서 현재 플랜·한도·사용률을 조회합니다. 실제 결제 액션(카드 등록·플랜 변경·환불)은 운영사 포털에서 진행합니다.

주소록 (스마트 메일용)

설정 → 주소록에서 자주 보내는 외부 연락처(이름·이메일·설명)를 등록합니다. 직원이 채팅에서 "OO에게 메일 보내줘"라고 하면 스마트 메일이 이 주소록에서 받는 사람을 찾습니다.

알림

설정 → 알림에서 이벤트별 인앱/이메일 알림을 켜고 끕니다.

저장공간 · 시스템 모니터링

좌측 시스템 모니터링(및 설정 → 저장공간은 일부 빌드)에서 서버 디스크 사용량을 모니터링하고 저장 경로를 관리합니다.

지식 인텔리전스

좌측 지식 인텔리전스에서 회사 지식의 건강 상태를 점검합니다.

좌측 운영사 연결 · 업데이트에서 어플라이언스와 운영사 간 동기화 상태를 확인하고, 새 버전을 적용합니다. 운영사 통신이 끊겨도 사내 기능은 정상 동작하며, 복구되면 미전송 데이터가 자동 재전송됩니다.

통신 채널 상태

업데이트 적용 (원클릭)

DocuMind는 두 곳에 데이터를 저장합니다. 둘 다 백업해야 완전 복구 가능합니다.

백업해야 할 데이터

1) 즉시 수동 백업

#!/bin/bash
set -e

BACKUP_DIR="/backup/documind/$(date +%Y%m%d-%H%M%S)"
mkdir -p "$BACKUP_DIR"

# DB 백업
docker exec documind-postgres pg_dump -U documind_super documind \
  | gzip > "$BACKUP_DIR/db.sql.gz"

# 문서 본문 백업
docker run --rm -v documind_minio_data:/data -v "$BACKUP_DIR":/backup \
  alpine tar czf /backup/files.tar.gz -C /data .

# 환경 설정
cp /opt/documind/.env "$BACKUP_DIR/env.backup"
cp /opt/documind/docker-compose.yml "$BACKUP_DIR/"

ls -lh "$BACKUP_DIR"
echo "✅ Backup complete: $BACKUP_DIR"

2) 정기 자동 백업 (cron)

위 1) 내용을 /opt/documind/backup-now.sh로 저장(chmod +x)한 뒤, root 의 crontab 에 등록하면 매일 새벽 3시 자동 백업됩니다.

# 매일 새벽 3시 — 전체 백업
0 3 * * * /opt/documind/backup-now.sh >> /var/log/documind-backup.log 2>&1

# (선택) 14일 지난 백업 폴더 정리
30 3 * * * find /backup/documind -maxdepth 1 -type d -mtime +14 -exec rm -rf {} \;

3) 외부 저장소 자동 전송

4) 복구 절차

#!/bin/bash
set -e

BACKUP_DIR="$1"

cd /opt/documind
docker compose down

# DB 복구
docker compose up -d postgres
sleep 10
gunzip -c "$BACKUP_DIR/db.sql.gz" | \
  docker exec -i documind-postgres psql -U documind_super documind

# 문서 복구
docker run --rm -v documind_minio_data:/data -v "$BACKUP_DIR":/backup \
  alpine sh -c "cd /data && tar xzf /backup/files.tar.gz"

# 설정 복구
cp "$BACKUP_DIR/env.backup" /opt/documind/.env

docker compose up -d
sleep 20
curl http://localhost/health || echo "⚠️ 복구 후 헬스체크 실패"

5) 백업 정책 권장

어플라이언스 업데이트는 운영사 push 가 아니라 고객사가 직접 시작합니다(사내가 NAT 뒤라 외부에서 들어올 수 없음). 방법은 두 가지입니다.