DocuMindKorea

User Guide

사용자 설명서

처음 써보는 분도 5분이면 익숙해집니다. 컴퓨터를 잘 모르셔도 괜찮습니다 — 이 문서를 따라가면서 천천히 시도해보세요.

1❓

DocuMind가 뭔가요?

한마디로 "회사 자료를 똑똑한 비서가 정리해주고, 물어보면 답해주는 시스템"입니다.

📂

문서 보관

PDF·한글·엑셀 등 모든 회사 문서를 한 곳에 모음

🤖

AI 비서

회사 자료에 대해 한국어로 질문하면 답변

🔍

똑똑한 검색

단어 일치가 아닌 의미로 검색

💡
이런 일에 쓰여요
  • "작년 계약서에서 위약금 조항 찾아줘"
  • "지난 분기 매출 보고서 요약해줘"
  • "사내 휴가 정책이 어떻게 되지?"
  • "이 보고서를 회의록 양식으로 만들어줘"
2🔐

처음 로그인하기

관리자에게 받는 정보

회사 관리자(IT 담당자·부서장)가 이메일로 다음 세 가지를 보내드립니다:

🌐

접속 URL — 예: http://documind.회사도메인.com 또는 http://192.168.1.50/

🆔

로그인 아이디 — 관리자가 지정 (영문/한글 모두 가능: 홍길동, hong, 김철수, emp001 등)

🔑

초기 비밀번호 — 임시 비밀번호로 첫 로그인

로그인 화면

1

브라우저(Chrome·Edge·Safari 권장) 주소창에 받은 URL 입력

2

관리자가 지정한 아이디 입력

3

초기 비밀번호 입력

4

'로그인' 버튼 클릭

🆔
로그인 아이디 안내
  • 한국 기업은 보통 짧은 아이디를 사용합니다
  • 한글 이름 사용 가능 — 예: 홍길동, 김철수
  • 영문 ID도 가능 — 예: hong, gd.hong, 사번 emp001
  • 이메일 형태([email protected])는 가능하지만 입력이 길어 비추천
  • 아이디·비밀번호 잊으셨다면 회사 관리자에게 연락
⚠️
첫 로그인 후 즉시 비밀번호 변경
  • 우측 상단 프로필 아이콘 클릭 → '비밀번호 변경'
  • 새 비밀번호: 10자 이상, 영문·숫자·특수문자 중 2종 이상
  • 예) Hello123!@# ✅ — password ❌
🔒
비밀번호를 잊으셨다면? 회사 관리자에게 연락해 초기화를 요청하세요. 본인이 직접 재설정할 수도 있지만 회사 정책에 따라 다릅니다.
3🖥

화면 구성 알아보기

로그인하면 다음과 같은 화면이 나옵니다. 처음엔 낯설어도 곧 익숙해집니다.

📂

좌측 메뉴

  • •내 문서함 — 내가 올린 문서
  • •AI 대화 — 챗봇 화면
  • •검색 — 전체 문서 검색
  • •문서 생성 — 새 문서 만들기
  • •설정 — 비밀번호·프로필
🔍

상단 검색바

  • •어느 화면에서나 사용 가능
  • •키워드 입력 → 의미 기반 검색
  • •단축키: Ctrl+K (Mac: ⌘+K)
  • •검색 결과는 새 페이지로
📋

메인 영역

  • •현재 선택한 메뉴의 내용 표시
  • •AI 대화 시 — 대화 내용
  • •문서함 — 문서 목록·미리보기
  • •검색 시 — 결과 리스트
👤

우측 상단 프로필

  • •내 이름·부서 표시
  • •프로필 아이콘 클릭 → 메뉴
  • •비밀번호 변경 / 설정
  • •로그아웃
4📂

문서 업로드하기

방법 1: 드래그 & 드롭 (가장 쉬움)

1

좌측 메뉴 '내 문서함' 클릭

2

화면 가운데 또는 상단의 업로드 영역 확인 (점선 박스)

3

컴퓨터 폴더에서 파일을 마우스로 잡아 점선 박스로 끌어다 놓기

4

진행 표시줄 보임 → 100% 되면 업로드 완료

5

"분석 중..." 표시 → 1~2분 후 "분석 완료"로 바뀜

방법 2: 파일 선택

1

'업로드' 버튼 클릭

2

파일 탐색기 창이 열림

3

원하는 파일 선택 (Ctrl 누르고 여러 개 선택 가능)

4

'열기' 클릭

지원하는 파일 형식

문서

.pdf.hwp.hwpx.docx.doc

스프레드시트

.xlsx.xls.csv

프레젠테이션

.pptx.ppt

텍스트

.txt.md.json.xml

이미지

.jpg.png.gif.bmp

음성·녹음

.mp3.wav.m4a
💡
업로드 팁
  • 한 번에 여러 파일 동시 업로드 가능 (드래그·드롭으로 폴더 통째로)
  • 최대 파일 크기: 한 파일당 100MB (관리자 설정에 따라 다름)
  • 스캔된 PDF·이미지 → AI가 글자도 자동으로 읽어냄
  • 녹음 파일 → 자동으로 텍스트로 변환
⏳
"분석 중"이 1~2분 이상 걸리는 이유

AI가 문서를 읽고 요약·키워드 추출·목차 정리·의미 인식까지 자동으로 수행합니다. 큰 파일일수록 더 오래 걸려요. 다른 화면으로 가도 괜찮습니다 — 백그라운드에서 진행됩니다.

5💬

AI에게 질문하기 (가장 많이 쓰는 기능)

기본 흐름

1

좌측 메뉴 'AI 대화' 클릭

2

하단 입력창에 자연스러운 한국어로 질문 입력

3

Enter 키 또는 전송 버튼 클릭

4

AI가 사내 문서를 검색해 답변 생성 (5~15초)

5

답변 하단 '출처' 클릭 → 어떤 문서를 참고했는지 확인

좋은 질문 vs 나쁜 질문

✅ 좋은 질문

  • • "2025년 4분기 영업 보고서의 핵심 3가지 정리해줘"
  • • "휴직 신청 절차가 어떻게 되지?"
  • • "ABC 고객사 계약서에서 위약금 조항만 보여줘"
  • • "사내 출장비 규정 알려줘"

특징: 구체적, 명확한 대상, 자연스러운 문장

❌ 답변이 어려운 질문

  • • "그거 알려줘" — 무엇을?
  • • "오늘 날씨" — 회사 자료에 없음
  • • "주식 추천해줘" — DocuMind는 사내 문서만 참조
  • • 너무 모호하거나 회사와 무관한 질문

이유: AI는 사내 문서에서 답을 찾아요. 외부 정보는 답변하지 않습니다.

출처 확인하기 (중요!)

AI가 답변할 때 항상 "이 답변은 어떤 문서를 보고 만들었는지" 함께 표시됩니다.

예시 답변:

2025 Q4 매출은 ₩2.3억으로 전분기 대비 40% 증가했습니다.

주요 요인은 신규 고객 12개사 확보 및 재계약율 95% 달성입니다.

📄 출처: 2025_Q4_매출보고서.pdf (페이지 3, 7) · 11월_영업회의록.docx

출처 파일명을 클릭하면 원본 문서가 열립니다. 답변 검증·근거 확인에 사용하세요.

대화 이어가기

AI는 이전 대화 내용을 기억하므로 후속 질문 가능합니다.

2025년 4분기 매출 알려줘
2025년 4분기 매출은 ₩2.3억...
그럼 3분기 대비는?
3분기 ₩1.6억 대비 약 40% 증가...
요인을 표로 정리해줘
| 요인 | 기여도 |\n|------|------|\n| 신규 고객 | 60% |...
6🔍

검색하기 — 의미로 찾기

기본 검색

1

상단 검색바 클릭 (또는 Ctrl+K)

2

찾고 싶은 내용을 한국어 문장으로 입력

3

Enter → 의미 기반으로 관련 문서 표시

4

결과 클릭 → 해당 문서 열림 (관련 문장 강조)

의미 검색이란?

기존 검색 (단어 일치)

검색: 계약서

→ "계약서"라는 단어가 들어간 파일만 표시

❌ "약정서", "거래합의" 등 동의어는 못 찾음

DocuMind 의미 검색

검색: 올해 맺은 거래 약정

→ 의미가 비슷한 모든 문서 표시

✅ 계약서, 약정서, 합의서, 거래 동의서 모두 찾음

💡
검색 팁
  • 짧은 단어보다 자연스러운 문장이 더 정확
  • 예: "보증금" → "전세 보증금 협상 가이드"가 더 정확
  • 날짜·인명·금액 등 구체적 키워드 함께 입력하면 정확도 ↑
  • 결과 부족하면 표현을 다르게 바꿔보세요
7📁

내 문서 관리하기

문서 보기

내 문서함 메뉴에서 내가 올린 문서를 모두 볼 수 있습니다.

🔠

이름·날짜로 정렬

컬럼 헤더 클릭

🏷

태그 추가

문서 우클릭 → 태그 추가

📂

폴더로 정리

드래그&드롭으로 폴더 이동

🔍

문서함 내 검색

상단 검색창에 입력

문서 공유하기

1

문서 목록에서 공유할 문서 클릭 → 상세 화면

2

상단 '공유' 버튼 클릭

3

공개 범위 선택

4

저장 → 즉시 적용

🔒

나만 보기

본인만 접근 가능

👥

부서 공유

같은 부서 전원

🌐

회사 전체

모든 직원 접근

문서 삭제·복구

🗑
30일간 휴지통 보관
  • 삭제 → 휴지통으로 이동 (30일 보관)
  • 휴지통 → 복원 가능 / 영구 삭제 가능
  • 30일 후 자동 영구 삭제 (복구 불가)
  • 휴지통 보관 기간은 회사 정책에 따라 다를 수 있음
8📝

AI로 새 문서 만들기

기존 사내 자료를 참고해서 AI가 새 문서를 자동으로 작성합니다. 보고서·회의록·기안서 등을 빠르게 만들 수 있어요.

진행 단계

1

좌측 메뉴 '문서 생성' 클릭

2

템플릿 선택 (보고서·회의록·요약·자유 형식)

3

제목 입력 (예: "2026년 1분기 영업 보고서")

4

작성 지시사항 입력 — 어떤 내용을 넣을지 자세히

5

참조 문서 선택 (최대 10개) — AI가 이걸 보고 작성

6

출력 형식 선택 (Word·Markdown)

7

'생성하기' 클릭 → 30초~2분 대기

8

완성된 문서 다운로드 또는 내 문서함에 저장

템플릿 4종

📊

보고서

배경 → 현황 → 분석 → 결론 구조

예) 분기 영업 보고서, 사업 계획서

📝

회의록

참석자 → 안건 → 결정사항 → 후속조치

예) 회의 정리, 인터뷰 정리

📑

요약 보고서

여러 문서의 핵심을 요약

예) 시장 조사 자료 요약

✏️

자유 형식

원하는 대로 지시사항 입력

예) 기안서·보고서·이메일 초안

💡
좋은 결과를 위한 팁
  • 참조 문서가 많을수록 결과가 정확 (최대 10개 권장)
  • 지시사항은 가능한 자세히 — "5장 분량으로", "3가지 포인트 강조"
  • 생성 후 반드시 사람이 검토 — AI는 도구일 뿐, 사실 확인 필요
  • 다시 만들고 싶으면 같은 화면에서 지시사항 수정 후 재생성
9📱

모바일에서 사용하기

외근·이동 중에도 휴대폰으로 사내 자료에 접근할 수 있습니다.

🚗

이동 중 검색

대중교통·차량에서 자료 즉시 조회

📞

고객 미팅 자료 확인

질문 받으면 즉석에서 답변

🏗

현장 점검

도면·매뉴얼을 그 자리에서 참조

📸

사진 업로드

현장 사진을 폰으로 바로 등록

접속 방법 — 휴대폰 브라우저(Chrome·Safari)에서 같은 URL 입력. 별도 앱 설치 불필요.

🔒
모든 모바일 접근은 감사 로그에 기록됩니다. 누가·언제·어떤 문서를 봤는지 관리자가 확인 가능하니 안심하고 사용하세요.
10⚙

프로필·설정 관리

비밀번호 변경

1

우측 상단 프로필 아이콘 클릭

2

'설정' 또는 '비밀번호 변경' 메뉴

3

현재 비밀번호 + 새 비밀번호 2회 입력

4

저장

프로필 사진·이름

설정 화면에서 사진 업로드, 표시 이름 변경 가능. 일부 항목은 관리자만 변경 가능합니다 (부서·직급).

알림 설정

📧

이메일 알림

중요 문서 공유·답변 도착 시

🔔

브라우저 푸시

실시간 새 문서 알림 (선택)

자주 묻는 질문

처음 사용자들이 가장 많이 물어보는 것들

업로드한 파일이 AI 답변에 안 나와요▼

AI 분석이 아직 안 끝났을 가능성이 큽니다. '내 문서함'에서 파일 상태가 '분석 완료'인지 확인하세요. 큰 파일(50MB+)은 5분 이상 걸릴 수 있습니다. 10분 이상이면 관리자에게 문의.

외부 인터넷에 내 문서가 전송되나요?▼

아니요. 모든 문서와 데이터는 회사 자체 서버에 저장됩니다. AI 답변 생성 시에도 질문과 관련 문맥만 AI에 보내며, Mode B 설정 시에는 그 통신도 회사가 직접 통제합니다. 외부 클라우드로 문서가 나가지 않습니다.

삭제한 문서는 복구 가능한가요?▼

네. 휴지통 보관 기간(기본 30일) 안에는 복구 가능합니다. 좌측 메뉴 '휴지통' → 복구 버튼. 30일 후엔 자동 영구 삭제되어 복구 불가능합니다. 회사 정책에 따라 보관 기간이 다를 수 있습니다.

AI가 잘못된 답변을 했어요. 어떻게 하죠?▼

AI도 실수할 수 있습니다. 출처 문서를 직접 확인해 사실 검증을 권장합니다. 잘못된 답변은 답변 옆 '👎' 버튼으로 신고할 수 있고, 관리자가 검토합니다. 중요한 결정은 항상 사람이 확인하세요.

다른 사람의 문서를 볼 수 있나요?▼

회사 권한 정책에 따라 다릅니다. 같은 부서원이 공유한 문서, 회사 전체에 공유된 문서는 볼 수 있지만, '나만 보기'로 설정된 문서는 본인만 접근 가능합니다. 보안에 대한 자세한 사항은 관리자에게 문의하세요.

동시에 여러 명이 같은 문서를 볼 수 있나요?▼

네. 권한이 있는 모든 사람이 동시에 열람 가능합니다. 다만 동시 편집(워드 문서를 동시에 수정)은 지원하지 않으니 외부 도구를 사용하세요.

파일을 잘못 올렸어요. 다시 올리고 싶은데▼

기존 파일을 삭제(휴지통 이동)하고 새로 업로드하면 됩니다. 또는 같은 이름의 파일을 다시 올리면 '버전 관리' 옵션이 나옵니다 (관리자 설정에 따라).

브라우저에서 자꾸 로그아웃돼요▼

보안 정책상 일정 시간(보통 1시간) 사용 안 하면 자동 로그아웃됩니다. '로그인 유지' 옵션을 체크하면 30일까지 유지 가능합니다 (회사 보안 정책에 따라 다름).

AI 응답이 너무 느려요▼

복잡한 질문이나 큰 문서를 참조할 때는 10~20초까지 걸립니다. 30초 이상 응답이 없으면 페이지 새로고침 후 재시도하세요. 지속되면 관리자에게 알려주세요.

휴대폰에서도 같은 기능을 다 쓸 수 있나요?▼

네, 모든 기능 동일하게 사용 가능합니다. 브라우저(Chrome·Safari)에서 같은 URL로 접속하면 자동으로 모바일 화면으로 표시됩니다. 별도 앱 설치 필요 없음.

회사를 그만두면 내 문서는 어떻게 되나요?▼

퇴사 시 관리자가 권한을 회수하고, 회사 정책에 따라 처리됩니다. 보통 회사 자산이므로 본인이 만든 문서도 회사에 남습니다. 개인 자료는 사전에 다른 곳으로 옮기세요.

문제가 생겼을 때

증상별 해결 방법

🔌 페이지가 안 열려요 / 접속이 안 돼요▼

1. 인터넷 연결 확인 — 다른 사이트는 열리는지 2. URL 정확한지 확인 — 회사 관리자가 보낸 주소와 일치 3. 사내망에서만 접속 가능한 경우 — VPN 연결 필요할 수 있음 4. 그래도 안 되면 회사 IT 담당자에게 연락

🔐 로그인이 안 돼요▼

1. 이메일·비밀번호 오타 확인 (대소문자 구분) 2. 비밀번호 잊었을 시 → 회사 관리자에게 초기화 요청 3. "계정이 잠겼습니다" 메시지 → 보안상 잠김. 관리자 해제 필요 4. 5회 이상 틀리면 일시 잠김 — 30분 후 다시 시도

📂 파일 업로드가 안 돼요▼

1. 파일 크기 확인 — 100MB 이하 (관리자 설정에 따라 다름) 2. 지원 형식 확인 — 위에 나온 형식만 가능 3. 파일이 깨졌거나 암호 걸린 경우 — 원본 다시 받기 4. 인터넷 속도 느릴 때 → 잠시 후 재시도

💬 AI가 답변을 안 해요▼

1. 30초 이상 응답 없으면 → 페이지 새로고침 (F5) 2. "AI 한도 초과" 메시지 → 회사의 월 AI 사용량 한도 도달, 관리자 문의 3. "관련 문서 없음" 응답 → 사내 자료에 해당 내용이 없거나 권한 없음 4. 답변이 이상하거나 동문서답 → 질문을 더 구체적으로

🔍 검색 결과가 안 나와요▼

1. 검색어를 다른 표현으로 바꿔보기 (의미가 같은 다른 단어) 2. 짧은 단어보다 자연스러운 문장으로 3. 권한이 없는 문서는 검색 결과에 안 나옴 — 관리자에게 권한 요청 4. 최근 업로드한 문서는 분석 완료 후에만 검색됨 (1~2분)

💬

아직 해결 안 됐나요?

여기 없는 문제는 회사 관리자에게 직접 문의하시거나 전체 FAQ를 확인하세요. 회사 외부 도움이 필요하면 DocuMind 지원팀에서 답변드립니다.