User Guide
사용자 설명서
처음 써보는 분도 5분이면 익숙해집니다. 컴퓨터를 잘 모르셔도 괜찮습니다 — 이 문서를 따라가면서 천천히 시도해보세요.
DocuMind가 뭔가요?
한마디로 "회사 자료를 똑똑한 비서가 정리해주고, 물어보면 답해주는 시스템"입니다.
문서 보관
PDF·한글·엑셀 등 모든 회사 문서를 한 곳에 모음
AI 비서
회사 자료에 대해 한국어로 질문하면 답변
똑똑한 검색
단어 일치가 아닌 의미로 검색
- "작년 계약서에서 위약금 조항 찾아줘"
- "지난 분기 매출 보고서 요약해줘"
- "사내 휴가 정책이 어떻게 되지?"
- "이 보고서를 회의록 양식으로 만들어줘"
- 채팅앱 (http://[서버IP]/chat) — AI 대화·검색·문서 생성·메일 등 매일 쓰는 기능
- 관리 대시보드 (http://[서버IP]/) — 문서 업로드·폴더·권한 관리 (일부는 관리자 전용)
처음 로그인하기
관리자에게 받는 정보
회사 관리자(IT 담당자·부서장)가 이메일로 다음 세 가지를 보내드립니다:
접속 URL — 예: http://192.168.1.50/chat (회사 사내망 서버 주소 — 숫자는 회사마다 다름)
로그인 아이디 — 관리자가 지정 (영문/한글 모두 가능: 홍길동, hong, 김철수, emp001 등)
초기 비밀번호 — 임시 비밀번호로 첫 로그인
로그인 화면
브라우저(Chrome·Edge·Safari 권장) 주소창에 받은 URL 입력
관리자가 지정한 아이디 입력
초기 비밀번호 입력
'로그인' 버튼 클릭
- 한국 기업은 보통 짧은 아이디를 사용합니다
- 한글 이름 사용 가능 — 예:
홍길동,김철수 - 영문 ID도 가능 — 예:
hong,gd.hong, 사번emp001 - 이메일 형태(
[email protected])는 가능하지만 입력이 길어 비추천 - 아이디·비밀번호 잊으셨다면 회사 관리자에게 연락
- 우측 상단 프로필 아이콘 클릭 → '비밀번호 변경'
- 새 비밀번호: 10자 이상, 영문·숫자·특수문자 중 2종 이상
- 예)
Hello123!@#✅ —password❌
화면 구성 알아보기
로그인하면 다음과 같은 화면이 나옵니다. 처음엔 낯설어도 곧 익숙해집니다.
여기서는 평소 가장 많이 쓰는 채팅앱 화면을 기준으로 설명합니다.
좌측 메뉴 (채팅앱)
- •새 채팅 — AI와 새 대화 시작
- •문서함 — 회사 문서 보기·검색
- •공지사항 — 회사 공지
- •나만의 규칙 — 반복 작업 자동화
- •즐겨찾기·프로젝트 — 문서 묶음
대화 목록
- •좌측 아래 — 지난 대화가 날짜별로
- •대화 클릭 → 이어서 보기
- •위 '대화 검색...' 칸으로 빠르게 찾기
- •⋯ 메뉴로 이름 변경·삭제
메인 영역
- •AI 대화 — 질문과 답변이 표시
- •하단 입력창에 질문 입력
- •문서함 — 문서 목록·미리보기
- •답변마다 참고한 '출처' 표시
좌측 하단 내 이름
- •이름 클릭 → 메뉴 열림
- •설정 — 프로필·글꼴·비밀번호
- •도움말 / 버그 신고
- •로그아웃
http://[서버IP]/ 또는 https://localhost/)로 가세요. 같은 아이디로 로그인됩니다. 단, 직원 관리·설정 등 일부 메뉴는 관리자에게만 보입니다.문서 업로드하기
방법 1: 드래그 & 드롭 (가장 쉬움)
좌측 메뉴 '내 문서함' 클릭
화면 가운데 또는 상단의 업로드 영역 확인 (점선 박스)
컴퓨터 폴더에서 파일을 마우스로 잡아 점선 박스로 끌어다 놓기
진행 표시줄 보임 → 100% 되면 업로드 완료
"분석 중..." 표시 → 1~2분 후 "분석 완료"로 바뀜
방법 2: 파일 선택
'업로드' 버튼 클릭
파일 탐색기 창이 열림
원하는 파일 선택 (Ctrl 누르고 여러 개 선택 가능)
'열기' 클릭
지원하는 파일 형식
문서
스프레드시트
프레젠테이션
텍스트
이미지
음성·녹음
- 한 번에 여러 파일 동시 업로드 가능 (드래그·드롭으로 폴더 통째로)
- 최대 파일 크기: 한 파일당 100MB (관리자 설정에 따라 다름)
- 스캔된 PDF·이미지 → AI가 글자도 자동으로 읽어냄
- 녹음 파일 → 자동으로 텍스트로 변환
AI가 문서를 읽고 요약·키워드 추출·목차 정리·의미 인식까지 자동으로 수행합니다. 큰 파일일수록 처리 시간이 더 길어집니다. 다른 화면으로 이동해도 괜찮습니다 — 백그라운드에서 자동 진행됩니다.
AI에게 질문하기 (가장 많이 쓰는 기능)
기본 흐름
좌측 메뉴 'AI 대화' 클릭
하단 입력창에 자연스러운 한국어로 질문 입력
Enter 키 또는 전송 버튼 클릭
AI가 사내 문서를 검색해 답변 생성 (5~15초)
답변 하단 '출처' 클릭 → 어떤 문서를 참고했는지 확인
좋은 질문 vs 나쁜 질문
✅ 좋은 질문
- • "2025년 4분기 영업 보고서의 핵심 3가지 정리해줘"
- • "휴직 신청 절차가 어떻게 되지?"
- • "ABC 고객사 계약서에서 위약금 조항만 보여줘"
- • "사내 출장비 규정 알려줘"
특징: 구체적, 명확한 대상, 자연스러운 문장
❌ 답변이 어려운 질문
- • "그거 알려줘" — 무엇을?
- • "오늘 날씨" — 회사 자료에 없음
- • "주식 추천해줘" — DocuMind는 사내 문서만 참조
- • 너무 모호하거나 회사와 무관한 질문
이유: AI는 사내 문서에서 답을 찾아요. 외부 정보는 답변하지 않습니다.
출처 확인하기 (중요!)
AI가 답변할 때 항상 "이 답변은 어떤 문서를 보고 만들었는지" 함께 표시됩니다.
예시 답변:
2025 Q4 매출은 ₩2.3억으로 전분기 대비 40% 증가했습니다.
주요 요인은 신규 고객 12개사 확보 및 재계약율 95% 달성입니다.
📄 출처: 2025_Q4_매출보고서.pdf (페이지 3, 7) · 11월_영업회의록.docx
출처 파일명을 클릭하면 원본 문서가 열립니다. 답변 검증·근거 확인에 사용하세요.
대화 이어가기
AI는 이전 대화 내용을 기억하므로 후속 질문 가능합니다.
검색하기 — 의미로 찾기
기본 검색
상단 검색바 클릭 (또는 Ctrl+K)
찾고 싶은 내용을 한국어 문장으로 입력
Enter → 의미 기반으로 관련 문서 표시
결과 클릭 → 해당 문서 열림 (관련 문장 강조)
의미 검색이란?
기존 검색 (단어 일치)
검색: 계약서
→ "계약서"라는 단어가 들어간 파일만 표시
❌ "약정서", "거래합의" 등 동의어는 못 찾음
DocuMind 의미 검색
검색: 올해 맺은 거래 약정
→ 의미가 비슷한 모든 문서 표시
✅ 계약서, 약정서, 합의서, 거래 동의서 모두 찾음
- 짧은 단어보다 자연스러운 문장이 더 정확
- 예: "보증금" → "전세 보증금 협상 가이드"가 더 정확
- 날짜·인명·금액 등 구체적 키워드 함께 입력하면 정확도 ↑
- 결과 부족하면 표현을 다르게 바꿔보세요
내 문서 관리하기
문서 보기
내 문서함 메뉴에서 내가 올린 문서를 모두 볼 수 있습니다.
이름·날짜로 정렬
컬럼 헤더 클릭
태그 추가
문서 우클릭 → 태그 추가
폴더로 정리
드래그&드롭으로 폴더 이동
문서함 내 검색
상단 검색창에 입력
문서 공유하기
문서 목록에서 공유할 문서 클릭 → 상세 화면
상단 '공유' 버튼 클릭
공개 범위 선택
저장 → 즉시 적용
나만 보기
본인만 접근 가능
부서 공유
같은 부서 전원
회사 전체
모든 직원 접근
문서 삭제·복구
- 삭제 → 휴지통으로 이동 (30일 보관)
- 휴지통 → 복원 가능 / 영구 삭제 가능
- 30일 후 자동 영구 삭제 (복구 불가)
- 휴지통 보관 기간은 회사 정책에 따라 다를 수 있음
AI로 새 문서 만들기
기존 사내 자료를 참고해서 AI가 새 문서를 자동으로 작성합니다. 보고서·회의록·기안서 등을 빠르게 만들 수 있어요.
진행 단계
좌측 메뉴 '문서 생성' 클릭
템플릿 선택 (보고서·회의록·요약·자유 형식)
제목 입력 (예: "2026년 1분기 영업 보고서")
작성 지시사항 입력 — 어떤 내용을 넣을지 자세히
참조 문서 선택 (최대 10개) — AI가 이걸 보고 작성
'생성하기' 클릭 → 30초~2분 대기
완성된 Word(.docx) 문서 다운로드 또는 내 문서함에 저장
템플릿 4종
보고서
배경 → 현황 → 분석 → 결론 구조
예) 분기 영업 보고서, 사업 계획서
회의록
참석자 → 안건 → 결정사항 → 후속조치
예) 회의 정리, 인터뷰 정리
요약 보고서
여러 문서의 핵심을 요약
예) 시장 조사 자료 요약
자유 형식
원하는 대로 지시사항 입력
예) 기안서·보고서·이메일 초안
- 참조 문서가 많을수록 결과가 정확 (최대 10개 권장)
- 지시사항은 가능한 자세히 — "5장 분량으로", "3가지 포인트 강조"
- 생성 후 반드시 사람이 검토 — AI는 도구일 뿐, 사실 확인 필요
- 다시 만들고 싶으면 같은 화면에서 지시사항 수정 후 재생성
나만의 규칙 — 반복 작업 자동화
자주 하는 작업을 규칙으로 등록하고, 채팅에서 정해둔 키워드를 말하면 규칙이 실행됩니다. 채팅앱 좌측 메뉴 나만의 규칙에서 만들 수 있어요.
외부 사이트 검색
지정한 웹사이트를 자동으로 열어 검색·요약
문서 질의
정해둔 문서 묶음에 항상 같은 방식으로 질문
템플릿 채우기
회의록·보고서 양식에 핵심만 넣으면 자동 작성
이메일 발송·검색
스마트 메일 보내기 / 받은 메일 검색
규칙 만들기
채팅앱 좌측 메뉴 '나만의 규칙' 클릭
'+ 새 규칙' 클릭 → 규칙 종류 선택
실행 키워드(트리거)와 동작 내용 입력
ON/OFF 토글로 활성화 → 채팅에서 키워드로 실행
스마트 메일 — 한 줄로 메일 보내기
채팅에 한 줄만 입력하면 AI가 회사 자료를 찾아 메일 본문·첨부까지 자동으로 만들어줍니다.
예시 입력:
AI가 자동으로 하는 일
회의록을 자동 검색하고 요약
다음 주 일정 자동 조회
메일 본문 작성 + 받는 사람 자동 찾기(주소록)
미리보기 카드로 결과 표시
모바일에서 사용하기
외근·이동 중에도 휴대폰으로 사내 자료에 접근할 수 있습니다.
이동 중 검색
대중교통·차량에서 자료 즉시 조회
고객 미팅 자료 확인
질문 받으면 즉석에서 답변
현장 점검
도면·매뉴얼을 그 자리에서 참조
사진 업로드
현장 사진을 폰으로 바로 등록
접속 방법 — 휴대폰 브라우저(Chrome·Safari)에서 같은 URL 입력. 별도 앱 설치 불필요.
프로필·설정 관리
비밀번호 변경
우측 상단 프로필 아이콘 클릭
'설정' 또는 '비밀번호 변경' 메뉴
현재 비밀번호 + 새 비밀번호 2회 입력
저장
프로필·부서·글꼴
설정 화면에서 사진·표시 이름은 물론 부서·직급·전화번호·내선번호도 본인이 직접 변경할 수 있습니다 (부서·직급은 회사가 등록한 목록에서 선택). 화면 글꼴은 스킨/글꼴에서 시스템 글꼴(맑은 고딕·굴림·바탕 등) 중 골라 쓸 수 있어요.
알림
문서 처리 완료·실패, 내 문서 권한 변경 같은 일이 생기면 화면 상단의 알림 종(🔔)에 표시됩니다. 어떤 알림을 받을지는 관리자가 회사 단위로 설정합니다(이메일 발송은 추후 지원 예정).
자주 묻는 질문
처음 사용자들이 가장 많이 물어보는 것들
업로드한 파일이 AI 답변에 안 나와요▼
AI 분석이 아직 안 끝났을 가능성이 큽니다. '내 문서함'에서 파일 상태가 '분석 완료'인지 확인하세요. 큰 파일(50MB+)은 5분 이상 걸릴 수 있습니다. 10분 이상이면 관리자에게 문의.
외부 인터넷에 내 문서가 전송되나요?▼
아니요. 모든 문서와 데이터는 회사 자체 서버에 저장됩니다. AI 답변 생성 시에도 질문과 관련 문맥만 AI에 보냅니다. 외부 AI API 호출도 차단해야 하는 경우(완전 폐쇄망)에는 자체 LLM 서버 구축이 가능하며, 별도 문의로 진행합니다.
삭제한 문서는 복구 가능한가요?▼
네. 휴지통 보관 기간(기본 30일) 안에는 복구 가능합니다. 좌측 메뉴 '휴지통' → 복구 버튼. 30일 후엔 자동 영구 삭제되어 복구 불가능합니다. 회사 정책에 따라 보관 기간이 다를 수 있습니다.
AI가 잘못된 답변을 했어요. 어떻게 하죠?▼
AI도 실수할 수 있습니다. 출처 문서를 직접 확인해 사실 검증을 권장합니다. 잘못된 답변은 답변 옆 '👎' 버튼으로 신고할 수 있고, 관리자가 검토합니다. 중요한 결정은 항상 사람이 확인하세요.
다른 사람의 문서를 볼 수 있나요?▼
회사 권한 정책에 따라 다릅니다. 같은 부서원이 공유한 문서, 회사 전체에 공유된 문서는 볼 수 있지만, '나만 보기'로 설정된 문서는 본인만 접근 가능합니다. 보안에 대한 자세한 사항은 관리자에게 문의하세요.
동시에 여러 명이 같은 문서를 볼 수 있나요?▼
네. 권한이 있는 모든 사람이 동시에 열람 가능합니다. 다만 동시 편집(워드 문서를 동시에 수정)은 지원하지 않으니 외부 도구를 사용하세요.
파일을 잘못 올렸어요. 다시 올리고 싶은데▼
기존 파일을 삭제(휴지통 이동)하고 새로 업로드하면 됩니다. 또는 같은 이름의 파일을 다시 올리면 '버전 관리' 옵션이 나옵니다 (관리자 설정에 따라).
브라우저에서 자꾸 로그아웃돼요▼
보안 정책상 일정 시간(보통 1시간) 사용 안 하면 자동 로그아웃됩니다. '로그인 유지' 옵션을 체크하면 30일까지 유지 가능합니다 (회사 보안 정책에 따라 다름).
AI 응답이 너무 느려요▼
복잡한 질문이나 큰 문서를 참조할 때는 10~20초까지 걸립니다. 30초 이상 응답이 없으면 페이지 새로고침 후 재시도하세요. 지속되면 관리자에게 알려주세요.
휴대폰에서도 같은 기능을 다 쓸 수 있나요?▼
네, 모든 기능 동일하게 사용 가능합니다. 브라우저(Chrome·Safari)에서 같은 URL로 접속하면 자동으로 모바일 화면으로 표시됩니다. 별도 앱 설치 필요 없음.
회사를 그만두면 내 문서는 어떻게 되나요?▼
퇴사 시 관리자가 권한을 회수하고, 회사 정책에 따라 처리됩니다. 보통 회사 자산이므로 본인이 만든 문서도 회사에 남습니다. 개인 자료는 사전에 다른 곳으로 옮기세요.
문제가 생겼을 때
증상별 해결 방법
🔌 페이지가 안 열려요 / 접속이 안 돼요▼
1. 인터넷 연결 확인 — 다른 사이트는 열리는지 2. URL 정확한지 확인 — 회사 관리자가 보낸 주소와 일치 3. 사내망에서만 접속 가능한 경우 — VPN 연결 필요할 수 있음 4. 그래도 안 되면 회사 IT 담당자에게 연락
🔐 로그인이 안 돼요▼
1. 이메일·비밀번호 오타 확인 (대소문자 구분) 2. 비밀번호 잊었을 시 → 회사 관리자에게 초기화 요청 3. "계정이 잠겼습니다" 메시지 → 보안상 잠김. 관리자 해제 필요 4. 5회 이상 틀리면 일시 잠김 — 30분 후 다시 시도
📂 파일 업로드가 안 돼요▼
1. 파일 크기 확인 — 100MB 이하 (관리자 설정에 따라 다름) 2. 지원 형식 확인 — 위에 나온 형식만 가능 3. 파일이 깨졌거나 암호 걸린 경우 — 원본 다시 받기 4. 인터넷 속도 느릴 때 → 잠시 후 재시도
💬 AI가 답변을 안 해요▼
1. 30초 이상 응답 없으면 → 페이지 새로고침 (F5) 2. "AI 한도 초과" 메시지 → 회사의 월 AI 사용량 한도 도달, 관리자 문의 3. "관련 문서 없음" 응답 → 사내 자료에 해당 내용이 없거나 권한 없음 4. 답변이 이상하거나 동문서답 → 질문을 더 구체적으로
🔍 검색 결과가 안 나와요▼
1. 검색어를 다른 표현으로 바꿔보기 (의미가 같은 다른 단어) 2. 짧은 단어보다 자연스러운 문장으로 3. 권한이 없는 문서는 검색 결과에 안 나옴 — 관리자에게 권한 요청 4. 최근 업로드한 문서는 분석 완료 후에만 검색됨 (1~2분)